賓客登記心得

今年先後有兩位好朋友結婚,我兩次都係做姊妹,仲幫手o係開席前o係Reception幫賓客登記,等我分享一下經驗啦!!!

第一次係四十圍,用人手搵名做登記!!!坐o係Reception o既大約有四個人,名單亦各人一份,可惜問題卻由此而生,因為各人只在自己的一份mark低己登記的賓客,沒有一份'總名單',結果當新人無法知道邊一圍差唔多齊人可以影合照,Reception亦很難o係百忙中抽空Merge埋手上o既名單,場面有點亂!!!!

另外,由於想知邊圍齊人,所以賓客名單不是以人名做sorting,雖然有四對眼一齊做人肉Scanner,但眼大睇過龍的情況常常出現,變o左搵一個人名要搵好耐,往往阻礙了其他賓客做登記!!!

第二次只幫女家請o既賓客做登記,但都成三十幾圍,而且仲差d出事,因為Print唔到最新名單,所以要睇一份手寫名單!!!!手寫名單得一份,沒有台號,我o地先要從另外一些手寫名單搵出台號再抄到'總名單'上,好彩,最後有人有電腦,可以將新人USB內的excel file開出o黎,不過由於excel file不是最update的,所以又要同'總名單'核對一次,核對其間不難發現有d圍數竟然多過十二人,亦有台號出現多過一次,唯有即時作出調動!!!!

將excel update好後,之後o既登記便易辦了,每當賓客o黎到,只要問出全名,一search就即時可以講出台號,就算怕打錯同音字,只要一search姓氏,亦很快可以locate到賓客,十分方便快捷!!!當然,我也遇到有唔識打o既姓氏,不過人名入面三個字其實好難三個字都唔識打,所以出現搵唔到賓客o既機會極低,若果真係搵唔到,做番人肉scanner總可以吧!!!

另外,雖然用電腦搵人很快,但有時卻搵極都搵唔到想要o既人,因為excel list上面出現了lik稱,呢d情況往往需要新人爸媽出馬才能成功找出賓客名作登記,而且,由於酒樓門口好大,有好多時d賓客直接入o左會場找新人爸媽打招呼,所以有部份賓客o既登記需要新人爸媽主動報告才會得知,所以就算電腦化了,excel名單亦往往未能準確顯示登記情況!!!

最後,由於Reception只以口講俾賓客知所坐圍號,有d無記性賓客會走番出o黎問Reception坐邊圍,阻礙了其他人做登記,亦增加Reception負擔!!!

所以,為令賓客登記更加有效率(特別針對圍數多時),我有以下建議:

1. 登記電腦化!!!事前應該將最後名單打進excel,最好Set埋counting formula,每登記一名賓客便可即時睇到邊一圍差唔多到齊或總登記賓客數目,一目了然!!!只要搵一名打字快的兄弟姊妹做Reception便可!!!

2. 印一份賓客名單Hard Copy!!!主要係俾新人爸媽檢查用,因為電腦Mon始終難以拎o黎拎去,有一份Hard copy會靈活點,而且Hard Copy亦無需放在Reception台,省回不少空間!!!

3. 電腦名單內的賓客名最好有齊Lik稱、全名及英文名,咁樣search是但一個稱呼都一定搵到啦!!!

4. 最好用紙寫低台號交俾賓客,免卻佢o地又番轉頭問台號!!!

5. 由於Reception人手需求因電腦化而減少,多出o既兄弟姊妹可以幫手控制秩序,避免賓客自行衝入會場而漏了在Reception做登記!!!

以上小小意見,希望有用啦,如果大家仲有咩心得,歡迎留言提供呀!!